Kort gezegd: wij gebruiken alleen gegevens die nodig zijn voor onze trainingen, administratie, veiligheid en door u gekozen communicatie. Marketing, beeldpublicatie en gezondheidsinformatie behandelen we afzonderlijk.
Laatst gewijzigd: 24 augustus 2026
1. Wie is verantwoordelijk?
Kalah Amsterdam is een handelsnaam van Stenhuijs Training en Coaching, gevestigd aan Elstarstraat 65, 1036 LH Amsterdam en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 85963798. Het bezoek- en trainingsadres is Chasséstraat 59, 1057 JA Amsterdam.
E-mail voor privacyvragen en verzoeken: team@kalah-amsterdam.nl. Telefoon: +31 6 27095746.
2. Voor wie en wanneer geldt deze verklaring?
Deze verklaring geldt wanneer u onze website bezoekt, informatie aanvraagt, een proefles of afspraak boekt, zich inschrijft voor een training of evenement, personal training volgt, contact met ons opneemt, een zakelijke aanvraag doet, onze nieuwsbrief ontvangt of op een andere manier met Kalah Amsterdam te maken heeft.
3. Welke gegevens verwerken wij?
Afhankelijk van uw contact met ons verwerken wij naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres, geboortedatum of leeftijd, inschrijvings- en lidmaatschapsgegevens, trainings- en aanwezigheidsgegevens, communicatie, afspraken, voorkeuren, betaal- en factuurgegevens, incassomachtigingen en gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van een zakelijke opdracht.
Voor veilige deelname kunnen wij beperkt informatie verwerken over blessures, lichamelijke of psychische beperkingen, zwangerschap of andere omstandigheden die aanpassing van de training vereisen. Wij vragen niet naar een volledige diagnose wanneer een praktische beperking voldoende is. Noodcontactgegevens worden alleen gevraagd wanneer dit voor de veiligheid van de training passend is.
Bij websitegebruik kunnen IP-adres, apparaat- en browserinformatie, cookie-identificatoren, bezochte pagina’s, verwijzende pagina en interacties met de website worden verwerkt. Herkenbare foto’s en video’s zijn eveneens persoonsgegevens.
4. Doeleinden en rechtsgronden
Wij verwerken gegevens alleen voor een bepaald doel en met een geldige rechtsgrond. De belangrijkste combinaties staan hieronder.
| Doel | Gegevens | Rechtsgrond |
|---|---|---|
| Aanvraag, proefles, inschrijving en training uitvoeren | Contact-, inschrijvings-, afspraak-, trainings- en aanwezigheidsgegevens | Overeenkomst of maatregelen vóór een overeenkomst |
| Veilig trainen en programma aanpassen | Alleen noodzakelijke functionele gezondheids- of veiligheidsinformatie | Uitdrukkelijke toestemming voor bijzondere gegevens; gerechtvaardigd belang voor algemene veiligheidsadministratie |
| Betaling, facturatie en incasso | Betaal-, factuur- en machtigingsgegevens | Overeenkomst en wettelijke verplichting |
| Vragen en klachten beantwoorden | Contactgegevens en correspondentie | Overeenkomst of gerechtvaardigd belang |
| Nieuwsbrief en commerciële berichten | Naam, e-mail, voorkeuren en bewijs van toestemming | Toestemming; alleen waar wettelijk toegestaan de bestaande-klantuitzondering |
| Zakelijke aanvragen en offertes | Zakelijke contact- en organisatiegegevens | Precontractuele maatregelen en gerechtvaardigd belang |
| Website beveiligen en technisch laten werken | Technische gegevens en strikt noodzakelijke cookies | Gerechtvaardigd belang en noodzakelijke technische opslag |
| Analytics, advertentiepixels en tracking | Online identificatoren en gebruiksgegevens | Toestemming, behalve waar een wettelijke uitzondering aantoonbaar geldt |
| Interne trainingsopnamen | Beeld en geluid | Gerechtvaardigd belang na voorafgaande informatie en een reële opt-out, of toestemming wanneer de opname intensiever is |
| Publicatie op website of sociale media | Herkenbare foto’s en video’s | Afzonderlijke toestemming |
| Incidenten afhandelen en rechtsvorderingen | Feiten, betrokkenen, communicatie en waar strikt nodig gezondheidsinformatie | Gerechtvaardigd belang; voor bijzondere gegevens alleen een toepasselijke uitzondering uit artikel 9 AVG |
5. Gezondheids- en veiligheidsinformatie
Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. Wij vragen daarom alleen wat noodzakelijk is om de training veilig of passend aan te bieden. Beschrijf bij voorkeur wat u wel of niet kunt doen, niet uw volledige medische geschiedenis.
Wanneer wij deze informatie digitaal bewaren, vragen wij daarvoor afzonderlijk uitdrukkelijke toestemming. U kunt die toestemming intrekken. Dat maakt eerder rechtmatige verwerking niet ongedaan. Intrekking kan betekenen dat wij eerst met u moeten beoordelen of deelname nog veilig kan worden georganiseerd. In een daadwerkelijke noodsituatie kunnen wij gegevens gebruiken wanneer dat noodzakelijk is om vitale belangen te beschermen.
Gezondheidsinformatie wordt verwijderd zodra zij niet meer nodig is en uiterlijk binnen drie maanden na beëindiging van de training, tenzij een incident, rechtsvordering of wettelijke verplichting een langere, afzonderlijk gemotiveerde bewaring noodzakelijk maakt.
6. Minderjarigen
De normale minimumleeftijd is 16 jaar. Voor jongere deelnemers kan Kalah Amsterdam een aangepast programma aanbieden. Een ouder of wettelijke vertegenwoordiger schrijft de minderjarige in en bevestigt de noodzakelijke afspraken. Van het kind verwerken wij in beginsel alleen naam en leeftijd, plus strikt noodzakelijke veiligheidsinformatie.
Toestemming voor publicatie van herkenbare foto’s of video’s van een minderjarige wordt afzonderlijk aan de ouder of wettelijke vertegenwoordiger gevraagd. Weigering heeft geen gevolgen voor deelname.
7. Foto’s en video’s
Tijdens trainingen kunnen opnamen worden gemaakt voor interne instructie, kwaliteitsverbetering of evaluatie. Wij kondigen dit vooraf aan en bieden een praktische mogelijkheid om buiten beeld te blijven. De opnamen worden niet automatisch op sociale media geplaatst.
Voor herkenbare publicatie op onze website, sociale media, advertenties of promotiemateriaal vragen wij afzonderlijke, specifieke toestemming. U kunt die toestemming weigeren of later intrekken. Intrekking geldt voor toekomstig gebruik; reeds gedrukt materiaal kan niet altijd worden teruggehaald.
8. Nieuwsbrief, e-mail en WhatsApp
Serviceberichten over een boeking, inschrijving, training, betaling of wijziging zijn onderdeel van onze dienstverlening. Voor nieuwsbrieven en andere digitale reclame vragen wij in beginsel vooraf toestemming. Een marketingvakje is vrijwillig, niet vooraf aangevinkt en staat los van deelname.
Voor bestaande klanten kunnen wij alleen binnen de grenzen van de wet berichten sturen over eigen, gelijksoortige diensten, als bij het verkrijgen van het adres en in ieder bericht een kosteloze en eenvoudige afmeldmogelijkheid is geboden. U kunt zich altijd afmelden via de link in de e-mail of via team@kalah-amsterdam.nl.
WhatsApp gebruiken wij voor praktische communicatie en, alleen met een geldige grondslag, voor commerciële opvolging. Deel via WhatsApp geen medische details tenzij dit echt nodig is en met ons is afgesproken.
9. Website, cookies en tracking
De website gebruikt WordPress en Google Tag Manager en kan Google Analytics, Meta Pixel, TikTok Pixel en vergelijkbare technieken inzetten. Strikt noodzakelijke cookies mogen zonder toestemming worden geplaatst. Analytics- of marketingtechnieken die niet onder een wettelijke uitzondering vallen, worden pas geactiveerd nadat u daarvoor toestemming hebt gegeven.
De concrete cookies, leveranciers, doelen en bewaartermijnen staan in onze afzonderlijke cookieverklaring en in de instellingen van de cookiebanner. Via die banner kunt u toestemming geven, weigeren of later wijzigen. Het weigeren van niet-noodzakelijke cookies mag de kern van de website niet blokkeren.
10. Met wie delen wij gegevens?
Wij gebruiken leveranciers voor CRM en formulieren (HubSpot), afspraken (SimplyMeet.me), evenementen (Eventbrite), administratie en incasso (Moneybird, banken en betaalproviders), betalingen (PayPal en Eventbrite Payments), website en hosting (WordPress en hosting- of pluginleveranciers), e-mail en kantoorsoftware (Google Workspace/Gmail), communicatie (WhatsApp/Meta), analytics en advertenties (Google, Meta en TikTok) en sociale media.
Deze partijen ontvangen alleen gegevens voor hun taak of treden voor bepaalde onderdelen zelfstandig op als verwerkingsverantwoordelijke. Wij sluiten waar nodig verwerkersovereenkomsten en controleren instellingen, toegangsrechten en bewaartermijnen. Met zakelijke opdrachtgevers kunnen wij gegevens delen wanneer dat nodig is om een training te organiseren.
11. Doorgifte buiten de EER
Sommige leveranciers of groepsmaatschappijen bevinden zich buiten de Europese Economische Ruimte, waaronder mogelijk in de Verenigde Staten. Waar sprake is van doorgifte gebruiken wij een geldig doorgiftemechanisme, zoals een adequaatheidsbesluit, het EU-US Data Privacy Framework voor gecertificeerde ontvangers of door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen, aangevuld met maatregelen waar nodig. Actuele details kunnen worden opgevraagd via team@kalah-amsterdam.nl.
12. Bewaartermijnen
| Categorie | Normale bewaartermijn |
|---|---|
| Aanvragen zonder inschrijving | Maximaal 12 maanden na het laatste inhoudelijke contact |
| Lidmaatschaps-, trainings- en contactgegevens | Tot drie maanden na beëindiging voor administratieve afronding; daarna verwijderen of anonimiseren |
| Noodcontactgegevens | Tot beëindiging van deelname, of eerder wanneer niet meer nodig |
| Gezondheids- en aanpassingsinformatie | Zolang noodzakelijk en uiterlijk drie maanden na beëindiging, behoudens gemotiveerde uitzondering |
| Facturen, betalingen en fiscale basisadministratie | Zeven jaar, of langer als een wettelijke regel dat vereist |
| Incassomachtiging | Gedurende de machtiging en zolang bewijs daarvan noodzakelijk is voor betaling, geschil of wettelijke administratie |
| Nieuwsbriefgegevens | Tot afmelding; minimale afmeldregistratie daarna zolang nodig om de afmelding te respecteren |
| Bewijs van toestemming | Zolang de verwerking duurt en daarna maximaal vijf jaar voor verantwoording of een geschil |
| Incidentdossier | In beginsel maximaal vijf jaar na afsluiting, langer alleen bij een lopende claim of wettelijke noodzaak |
| Interne trainingsopnamen | Maximaal drie maanden, tenzij vooraf een kortere of gemotiveerd langere termijn is meegedeeld |
| Cookie- en analyticsgegevens | Volgens de cookieverklaring en ingestelde leverancierstermijnen; zo kort mogelijk |
13. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder beperkte toegangsrechten, sterke authenticatie waar beschikbaar, beveiligde verbindingen, actuele software, zorgvuldige leverancierskeuze, back-ups en procedures voor incidenten en datalekken. Geen systeem is volledig risicoloos.
14. Uw rechten
U kunt verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en, waar van toepassing, bezwaar tegen verwerking. U kunt toestemming altijd intrekken en altijd bezwaar maken tegen direct marketing. Stuur uw verzoek naar team@kalah-amsterdam.nl. Wij kunnen redelijke informatie vragen om uw identiteit te controleren en reageren in beginsel binnen één maand.
U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl. Wij waarderen het als u eerst contact met ons opneemt, maar dat is niet verplicht.
15. Geautomatiseerde besluitvorming
Kalah Amsterdam neemt geen besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking.
16. Wijzigingen en taal
Wij kunnen deze verklaring wijzigen wanneer onze dienstverlening, systemen of wetgeving veranderen. De actuele versie staat op onze website. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij betrokkenen waar dat redelijkerwijs nodig is. Versie 1.0, laatst gewijzigd op 24 augustus 2026. Bij verschil in uitleg is de Nederlandse versie leidend.